Une semaine dans la peau d'une coordinatrice de volontaires

Une réunion des Commissions Nationales de l'UNESCO pour l'Europe et l'Amérique du Nord s'est tenue en Suisse pour la première fois. Environ 180 représentants de 60 pays y ont participé. Les délégués provenaient de divers pays européens, du Canada, des Etats-Unis et d'Israël. Des observateurs d'Aruba, de Chine, de l'Iran, de la Libye, du Mali, de la Nouvelle Zélande, d'Ouzbékistan et du Soudan étaient également présents. Nous avons parlé avec Sabine Deiringer, une doctorante en anthropologie à l'Université de Cambridge qui a passé trois mois comme stagiaires à ICVolontaires. Sabine a assuré la coordination de l'équipe de volontaires pour cette conférence.

La réunion était organisée par la Commission Nationale Suisse pour l'UNESCO, en étroite collaboration avec le siège de l'UNESCO et le Département fédéral des affaires étrangères. Elle était structurée en deux parties: (1) Consultation du programme provisoire et du budget 2006-2007 par les Directeurs généraux; (2) La 14e Conférence régionale statutaire des Commissions Nationales. Cette Conférence a été consacrée à la décennie de l'ONU à l'éducation et de développement durable 2004-2015 et a formulé des recommandations concernant les nombreuses contributions possibles des Commissions à la décennie. 

Sabine Deirigner nous a décrit son expé-rience: "Coordonner une équipe de dix volontaires pour la réunion de l'UNESCO était le premier 'grand travail' de mon stage de trois mois chez ICVolontaires. Munie de documents relatifs au projet, une liste de contacts des volontaires et de T-Shirts d'ICV, je me suis rendue à Zurich dans le but de rencontrer les représentants du secrétariat de conférence le soir avant l'arrivée des premiers volontaires. Je connaissais déjà deux des participants au programme des volontaires de par mon expérience comme volontaire du Sommet Mondial sur la Société de l'Information en décembre 2003. Sachant que tous deux avaient des emplois à plein temps, j'étais impressionnée de constater qu'ils étaient prêts à consacrer plusieurs jours au volontariat pour cet événement.

Une fois accoutumée à l'imposant intérieur de l'hôtel et à l'environnement de la conférence, et pas trop impressionnée par le fait qu'on avait oublié de me réserver une chambre, je me sentis quelque peu intimidée par le buffet asiatique auquel les organisateurs m'avaient invitée... Combien de nourriture devais-je mettre sur mon assiette à la fois? Et puis, étais-je censée manger le lychée mou baignant dans mon verre de mousseux?... Mais, la conversation m'a rapidement ramenée à l'essentiel: j'étais ici pour coordonner une équipe de dix volontaires responsables de l'accueil et l'enregistrement de délégués, du guichet d'information ainsi que de fournir une aide logistique au secrétariat de la conférence.

J'ai ensuite rencontré l'autre point de contact pour les volontaires, Cristina, une Roumaine étudiante en médecine vivant actuellement à Berne. Nous avons reçu une introduction au secrétariat et avons immédiatement commencé à souhaiter la bienvenue aux volontaires. J'ai été agréablement surprise par leur ouverture d'esprit et leur disponibilité pour commencer le travail immédiatement. Ils étaient âgés entre vingt et soixante ans, de toutes sortes de milieux et chacun avec sa propre motivation pour faire du volontariat pour un tel événement. 
Ce qui m'a tout particulièrement impressionnée était la disponibilité de Mme Viviane, Secrétaire générale de la Commission Nationale Suisse de l'UNESCO. Organisatrice responsable de l'ensemble de l'événement, elle a néanmoins trouvé le temps de souhaiter la bienvenue à tous les volontaires et de nous expliquer ce que nous étions censés faire. Elle a également invité tous les volontaires à venir la voir ou voir son assistante en cas de questions, doutes ou d'un malaise quelconque. 

Depuis le début, j'ai été agréablement surprise par la flexibilité des volontaires et des organisateurs. Même si nous savions que nous étions là pour coordonner le guichet d'accueil, il y avait beaucoup d'autres choses à faire durant la conférence. Personne n'a jamais refusé de faire quoi que ce soit. De plus, les volontaires étaient à l'heure et ont accompli de façon efficace toutes les tâches confiées. En fait, Annalisa, de l'UNESCO, et moi-même avons dû inciter les volontaires à prendre leurs pauses café! Ma plus grande crainte avait été de devoir motiver les gens, et de leur attribuer des tâ-ches sans donner l'impression d'être trop autoritaire. Plus tard, j'ai réalisé que ma crainte était infondée. Souvent, les volontaires ont eux-mêmes trouvé des choses à faire, et ceux qui n'en avaient pas trouvé étaient très heureux de recevoir des instructions précises. Un seul des volontaires inscrits n'est jamais venu et je n'ai pas réussi à le joindre. J'ai appris plus tard que même si c'est plutôt rare, c'est quelque chose qui arrive dans le monde du volontariat."

"Ma collègue Cristina a continuellement aidé les volontaires. Nous nous sommes tous fatigués de l'environnement, mais nous sommes aussi devenus de plus en plus amis avec les autres volontaires et certains délégués. J'ai pu me rendre compte qu'il n'est pas toujours simple de satisfaire les demandes de délégués aux conférences. Il semblait que certains avaient été chercher un peu loin leurs requêtes, alors que d'autres ont eu des conversations absolument super avec les volontaires pendant le dîner. 

Travailler main dans la main avec le rapporteur spécial pour la déclaration qui devait être passée au secrétariat de l'UNESCO à Paris par les représentants d'Europe et de l'Amérique du Nord a été une expérience exceptionnelle. Alors que les volontaires ont travaillé quatre à six heures par jour, Cristina et moi-même étions les premières à venir et les dernières à repartir le soir. Après l'événement, j'ai dormi presque deux jours sans interruption."

Plus

• Lire sur nos stages et occasions de volontariat à long terme