Une semaine dans la peau d'une coordinatrice de volontaires

04 septembre 2004

Une r√©union des Commissions Nationales de l'UNESCO pour l'Europe et l'Am√©rique du Nord s'est tenue en Suisse pour la premi√®re fois. Environ 180 repr√©sentants de 60 pays y ont particip√©. Les d√©l√©gu√©s provenaient de divers pays europ√©ens, du Canada, des Etats-Unis et d'Isra√ęl. Des observateurs d'Aruba, de Chine, de l'Iran, de la Libye, du Mali, de la Nouvelle Z√©lande, d'Ouzb√©kistan et du Soudan √©taient √©galement pr√©sents. Nous avons parl√© avec Sabine Deiringer, une doctorante en anthropologie √† l'Universit√© de Cambridge qui a pass√© trois mois comme stagiaires √† ICVolontaires. Sabine a assur√© la coordination de l'√©quipe de volontaires pour cette conf√©rence.

La r√©union √©tait organis√©e par la Commission Nationale Suisse pour l'UNESCO, en √©troite collaboration avec le si√®ge de l'UNESCO et le D√©partement f√©d√©ral des affaires √©trang√®res. Elle √©tait structur√©e en deux parties: (1) Consultation du programme provisoire et du budget 2006-2007 par les Directeurs g√©n√©raux; (2) La 14e Conf√©rence r√©gionale statutaire des Commissions Nationales. Cette Conf√©rence a √©t√© consacr√©e √† la d√©cennie de l'ONU √† l'√©ducation et de d√©veloppement durable 2004-2015 et a formul√© des recommandations concernant les nombreuses contributions possibles des Commissions √† la d√©cennie. 

Sabine Deirigner nous a décrit son expé-rience: "Coordonner une équipe de dix volontaires pour la réunion de l'UNESCO était le premier 'grand travail' de mon stage de trois mois chez ICVolontaires. Munie de documents relatifs au projet, une liste de contacts des volontaires et de T-Shirts d'ICV, je me suis rendue à Zurich dans le but de rencontrer les représentants du secrétariat de conférence le soir avant l'arrivée des premiers volontaires. Je connaissais déjà deux des participants au programme des volontaires de par mon expérience comme volontaire du Sommet Mondial sur la Société de l'Information en décembre 2003. Sachant que tous deux avaient des emplois à plein temps, j'étais impressionnée de constater qu'ils étaient prêts à consacrer plusieurs jours au volontariat pour cet événement.

Une fois accoutum√©e √† l'imposant int√©rieur de l'h√ītel et √† l'environnement de la conf√©rence, et pas trop impressionn√©e par le fait qu'on avait oubli√© de me r√©server une chambre, je me sentis quelque peu intimid√©e par le buffet asiatique auquel les organisateurs m'avaient invit√©e... Combien de nourriture devais-je mettre sur mon assiette √† la fois? Et puis, √©tais-je cens√©e manger le lych√©e mou baignant dans mon verre de mousseux?... Mais, la conversation m'a rapidement ramen√©e √† l'essentiel: j'√©tais ici pour coordonner une √©quipe de dix volontaires responsables de l'accueil et l'enregistrement de d√©l√©gu√©s, du guichet d'information ainsi que de fournir une aide logistique au secr√©tariat de la conf√©rence.

J'ai ensuite rencontr√© l'autre point de contact pour les volontaires, Cristina, une Roumaine √©tudiante en m√©decine vivant actuellement √† Berne. Nous avons re√ßu une introduction au secr√©tariat et avons imm√©diatement commenc√© √† souhaiter la bienvenue aux volontaires. J'ai √©t√© agr√©ablement surprise par leur ouverture d'esprit et leur disponibilit√© pour commencer le travail imm√©diatement. Ils √©taient √Ęg√©s entre vingt et soixante ans, de toutes sortes de milieux et chacun avec sa propre motivation pour faire du volontariat pour un tel √©v√©nement. 
Ce qui m'a tout particuli√®rement impressionn√©e √©tait la disponibilit√© de Mme Viviane, Secr√©taire g√©n√©rale de la Commission Nationale Suisse de l'UNESCO. Organisatrice responsable de l'ensemble de l'√©v√©nement, elle a n√©anmoins trouv√© le temps de souhaiter la bienvenue √† tous les volontaires et de nous expliquer ce que nous √©tions cens√©s faire. Elle a √©galement invit√© tous les volontaires √† venir la voir ou voir son assistante en cas de questions, doutes ou d'un malaise quelconque. 

Depuis le d√©but, j'ai √©t√© agr√©ablement surprise par la flexibilit√© des volontaires et des organisateurs. M√™me si nous savions que nous √©tions l√† pour coordonner le guichet d'accueil, il y avait beaucoup d'autres choses √† faire durant la conf√©rence. Personne n'a jamais refus√© de faire quoi que ce soit. De plus, les volontaires √©taient √† l'heure et ont accompli de fa√ßon efficace toutes les t√Ęches confi√©es. En fait, Annalisa, de l'UNESCO, et moi-m√™me avons d√Ľ inciter les volontaires √† prendre leurs pauses caf√©! Ma plus grande crainte avait √©t√© de devoir motiver les gens, et de leur attribuer des t√Ę-ches sans donner l'impression d'√™tre trop autoritaire. Plus tard, j'ai r√©alis√© que ma crainte √©tait infond√©e. Souvent, les volontaires ont eux-m√™mes trouv√© des choses √† faire, et ceux qui n'en avaient pas trouv√© √©taient tr√®s heureux de recevoir des instructions pr√©cises. Un seul des volontaires inscrits n'est jamais venu et je n'ai pas r√©ussi √† le joindre. J'ai appris plus tard que m√™me si c'est plut√īt rare, c'est quelque chose qui arrive dans le monde du volontariat."

"Ma coll√®gue Cristina a continuellement aid√© les volontaires. Nous nous sommes tous fatigu√©s de l'environnement, mais nous sommes aussi devenus de plus en plus amis avec les autres volontaires et certains d√©l√©gu√©s. J'ai pu me rendre compte qu'il n'est pas toujours simple de satisfaire les demandes de d√©l√©gu√©s aux conf√©rences. Il semblait que certains avaient √©t√© chercher un peu loin leurs requ√™tes, alors que d'autres ont eu des conversations absolument super avec les volontaires pendant le d√ģner. 

Travailler main dans la main avec le rapporteur spécial pour la déclaration qui devait être passée au secrétariat de l'UNESCO à Paris par les représentants d'Europe et de l'Amérique du Nord a été une expérience exceptionnelle. Alors que les volontaires ont travaillé quatre à six heures par jour, Cristina et moi-même étions les premières à venir et les dernières à repartir le soir. Après l'événement, j'ai dormi presque deux jours sans interruption."

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